Deine To-Do-Liste ist falsch! Wer einen Überblick haben möchte über anstehende Aufgaben, erstellt in der Regel eine To-do-Liste. Diese Methode ist verbunden mit dem angenehmen Gefühl, Erledigtes abhaken oder ausstreichen zu können. Doch auch mit Frust, wenn ständig mehr Aufgaben nachwachsen, als man schaffen kann. Oder wenn einzelne Punkte sich zu Dauerbrennern entwickeln und immer wieder auf die Listen der nächsten Tage übertagen werden müssen. Egal wie sehr man sich auch anstrengt, ob man Überstunden macht und auf den Feierabend verzichtet, die Situation bleibt immer die gleiche: Es gibt viel zu viel zu tun in der zur Verfügung stehenden Zeit. Bevor du jetzt den Schluss ziehst, deine Leistungsbereitschaft ließe zu wünschen übrig, solltest du erkennen, dass deine To-do-Liste falsch ist.

Verschaff dir Klarheit

Das Problem beginnt damit, wenn du allem, was du selbst für wichtig erachtest oder von was du glaubst, tun zu sollen oder was von außen an dich herangetragen wird, wie selbstverständlich einen Platz auf deiner Liste einräumst. Damit läufst du Gefahr, auf Autopilot zu schalten, Punkt für Punkt einfach abarbeiten, ohne nachzudenken oder zulassen, dass du fremdgesteuert werden.

Auf deine berufliche To-do-Liste solltest du nur setzen

• was mit deiner Stellenbeschreibung zu tun hat
• wofür du bezahlt werden
• was zu deiner Arbeitsbewertung zählt
• was Sie deinen Zielen näher bringt

Nimm also deine Stellenbeschreibung zur Hand oder erstelle, wenn es keine gibt, eine Liste der Aufgaben, für die du bezahlt und anhand derer du bewertet wirst. Mach dir als nächstes bewusst, was dir neben dem Beruf in deinem Leben auch wichtig ist, was du erreichen, lernen und erleben möchtest, mit welchen Menschen Sie verbunden sein willst. Auch das notiere.

Dann solltest du deine alten oder aktuellen To-Do-Listen hervorholen und vergleichen.

• Was steht hier an täglichen Aufgaben?
• Beschäftigst du dich vorrangig mit Dingen, die weder mit deinen beruflichen noch persönlichen Prioritäten zu tun haben?
• Wie oft sollst, willst, musst du mal schnell etwas tun?
• Wer hat dir wieder etwas aufs Auge gedrückt, weil er/sie es nicht selbst tun wollte?
• Welche Aufgaben hast du aus lauter Gefälligkeit übernommen?
• Wie oft läufst du längst vergangenen Zielen und Plänen hinterher, von denen du dich besser verabschieden sollest?
• Wie viele Punkte stehen da, von denen du selbst nicht wirklich überzeugt bist und von denen du aber glaubst, man erwarte deren Erledigung von dir?
• Finden sich Teilaufgaben deiner übergeordneten (Lebens-) Ziele auf der Liste?
• Welche Aufgaben hast du vorschnell angenommen, weil sich niemand dafür fand?

Zeit für Veränderung

Wer feststellt, dass seine berufliche Zeit gefüllt ist mit Aufgaben, die nichts mit der eigenen Stellenbeschreibung zu tun haben oder wer aus Gefälligkeit immer zur Stelle ist, wenn andere ‚schnell‘ mal was brauchen, sollte Gespräche führen und sich neue Strategien zulegen.

Im Gespräch mit dem Chef muss es darum gehen, gemeinsam festzulegen, welche Aufgaben Prioritäten haben und in welcher Qualität diese zu erledigen sind. Oder wer Sie dabei unterstützen kann. Dies ist besonders dann wichtig, wenn sich Zuständigkeiten geändert haben und neue Pflichten hinzugekommen sind. Wer vorher bereits einen vollen Zeitplan hatte, kann unmöglich mehr leisten, ohne auf der anderen Seite Dinge loslassen zu können.

Kollegen brauchen Klarheit darüber, welche Aufgabe du zu übernehmen bereit bist und wo deine Grenzen liegen. Für andere da zu sein, ist zwar ein schöner Zug, doch nur, wenn es auf Gegenseitigkeit geschieht ist und keine Dauerverpflichtung daraus wird. Lass auch nicht zu, dass du in letzter Minute um Hilfe gefragt wirst, nur weil ein Projekt lange Zeit auf den Schreibtischen der Kollegen liegengeblieben ist.

Ein anderer Ansatz

1. 1. 1. 1. Schreib deine großen Ziele auf, die für das Jahr, den Monat, die Woche und hefte sie gut sichtbar an deinen Schreibtisch oder Kalender. Bevor du eine neue Aufgabe auf Ihre To-do-Liste setzt, prüfe, in welchem Zusammenhang diese mit deinen Prioritäten steht und stell dir die Frage, ob dich die Erledigung dieser Aufgabe beruflich erfolgreicher und privat glücklicher macht.
         2. Wenn du ein pflichtbewusster Mensch bist, wirst du versuchen, soviel wie möglich an einem Tag zu schaffen. Und dir wahrscheinlich sagen „Wenn ich alles geschafft habe, dann…“. Doch dieser Zeitpunkt kommt nie. Am Ende des Tages wirst du müde und erschöpft aufs Sofa sinken und zu nichts anderem mehr fähig sein.

Da ein Ausgleich zur Arbeit und die Freude am Leben wichtig sind, solltest du auf deiner täglichen Liste auch die Dinge stehen, die dir neben der Arbeit gut tun:

• Was dir für deine Gesundheit gut tun wird (ein kleiner Spaziergang, gesundes Essen, eine erholsame Pause, Zeit für Müßiggang und Mediation)
• mit welchen Menschen, die dir gut tun, du Kontakt aufnehmen willst (ein Telefonat, ein persönliches Gespräch, ein Treffen nach der Arbeit, ein gemeinsam ausgeübtes Hobby wie Musizieren oder Sport, ein Kinobesuch, das Vorlesen eines Kinderbuches zur Gutenacht…)
• wie du dir selbst an diesem Tag eine Freude machen wirst (10 Minuten Musik hören, ein genussvoll und in Ruhe getrunkener Cappuccino, die Mittagspause im Grünen und in der Sonne)

Klebe farbige Punkte in deinen Kalender oder markiere die Tage mit Buntstiften (z.B. blau für die Gesundheit, rot für Beziehungen und grün für die Freude), an denen es dir gelungen ist, deine Vorhaben umzusetzen.

Der Gewinn

Auf diese Weise fallen Erholung und Entspannung nicht mehr Ihrer beruflichen Betriebsamkeit zum Opfer. Und du erhältst einen Überblick darüber, wie weit du es schon schaffst, gut für sich zu sorgen und ob Sie dein Ziel, ein genussvolles und pralles Leben zu leben, mehr und mehr erreichen.

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