Vier Entlastungsfragen für eine bessere Organisation: Wer täglich viele Aufgaben zu bewältigen hat, braucht Routinen, um den Berg an Arbeit zu schaffen. Die Dinge gehen dann leicht von der Hand, weil man nicht jedes Mal von neuem entscheiden muss, wie sie angegangen werden können. Doch stellen Gewohnheiten auch eine Gefahr dar. Denn wer auf Autopilot läuft, fragt nicht mehr, ob es nicht einen besseren Weg gibt, zum Ergebnis zu kommen oder ob es überhaupt noch sinnvoll ist, dieses oder jenes weiter zu verfolgen.  

Die nachstehenden Fragen helfen dir, deine Prioritäten neu zu bestimmen und deine Zeit besser zu organisieren.

Die erste Enlastungsfrage: Warum ausgerechnet ich?

Ob es um die Verantwortung für ein Teammeeting geht, die Ausrichtungen von Familiengeburtstagen oder die Übernahme ehrenamtlicher Tätigkeiten: Nur weil du es bisher immer gemacht hast, heißt das nicht, dass das auch in Zukunft so sein muss.  

Delegiere diese Aufgabe,…

• wenn du neue eine berufliche Verantwortung übernommen haben oder persönliche Ziele vermehrt deine Zeit in Anspruch nehmen.
• wenn du nicht die Kompetenz hast für die anstehende Aufgabe. Du würdest verhältnismäßig viel Zeit brauchen und das Ergebnis ließe dann doch zu wünschen übrig. Dann wäre es besser, eine Fachperson damit zu beauftragen und in der gesparten Zeit mit einer anderen Arbeit das Geld  zu verdienen, um diese Fachperson zu bezahlen.
• wenn es mehrere Personen gibt, die diese Aufgabe übernehmen können.
• wenn du andere Personen (Kollegen, Familienmitglieder) in deren Weiterentwicklung unterstützen willst und die Übernahme dieser Aufgaben ein Teil davon ist.

Die Antwort auf die Frage „Warum ausgerechnet ich?“ lautet delegieren.

Die zweite Entlastungsfrage: Warum ausgerechnet jetzt?

Lege nicht gleich los, wenn du eine Arbeit sehen oder angetragen bekommen. Prüfe stattdessen lieber, wann der richtige Zeitpunkt dafür ist. Gleich zu beginnen bedeutet meist auch, nicht ausreichend zu planen und nachzudenken und damit zu riskieren, ein schlechtes Ergebnis zu erzielen oder eine falsche Entscheidung  zu treffen. 

Der falsche Zeitpunkt für eine Aufgabe ist…

• wenn nicht feststeht, wie das Ergebnis am Ende aussehen soll.
• wenn notwendige Informationen bzw. Materialien (noch) nicht zur Verfügung stehen.
• wenn du im Augenblick an etwas arbeitest und eine Unterbrechung bzw. die Wiederaufnahme dieser Tätigkeit einen Zeitverlust bedeuten würde.
• wenn du nicht ausreichend Ruhe dafür hast und deine Konzentration von anderen Dingen abgelenkt ist.

Die Antwort auf die Frage „Warum ausgerechnet jetzt?“ lautet terminieren.

Die dritte Entlastungsfrage: Warum ausgerechnet so?

Etwas gewohnheitsmäßig zu erledigen bedeutet, dass man Dinge auf die immer gleiche Weise tut, ohne sich zu fragen, ob es auch einen besseren/ leichteren/ effizienteren Weg gäbe. „Das haben wir schon immer so gemacht“, lautet die Begründung. Dabei kann Zeitmanagement etwas Spielerisches haben. Probiere verschiedene Wege aus, eine Sache zu anzugehen und lasse dich vom Ergebnis überraschen. Auf diese Weise machen sogar langweilige Routineaufgaben wieder Spaß.

Du könntest z.B. in Zukunft statt eines ausführlichen Protokolls, das niemand liest und das nur abgeheftet wird, kurz und bündig eine „Wer – macht was – bis wann – Liste“ erstellen. Oder du setzt neue Hilfsmittel ein wie z.B. ein Diktierprogramm statt alles von Hand einzutippen. Oder du bittest jemanden um Unterstützung bitten, der dir hilft, ein Fest auszurichten.

Die Antwort auf die Frage „Warum ausgerechnet so?“ lautet rationalisieren.

Die vierte Entlastungsfrage: Warum überhaupt?

Bei der vierten Frage geht es um die grundlegende Entscheidung, ob eine Aufgabe überhaupt noch auf Ihrer To-Do-Liste stehen soll. Es gibt Abläufe in Unternehmen, Gewohnheiten in der Familie, die irgendwann einmal eingeführt wurden. Damals machten sie vermutlich sogar Sinn, doch seither werden sie brav und ohne Überlegen wiederholt. Schneiden Sie alte Zöpfe ab, hinterfragen Sie die Notwendigkeit: Wozu ist es gut, dass ich das jetzt mache?

Streich von Ihrer To-Do-Liste

• Termine, für die es keine Notwendigkeit gibt, die dich persönlich nicht bereichern oder beruflich weiterbringen
• Tätigkeiten, die keinen tatsächlichen Nutzen haben  wie z.B. die Bettwäsche zu bügeln.
• Ämter, die du irgendwann einmal übernommen hast und die nicht mehr zu deinem Lebenskonzept passen und die du nur noch mit Widerwillen erfüllen.

Die Antwort auf die Frage „Warum überhaupt?“ lautet eliminieren.

Nocheinmal zusammengefasst:

• Warum ausgerechnet ich? → delegieren
• Warum ausgerechnet jetzt? → terminieren
• Warum ausgerechnet so? → rarionalisieren
• Warum überhaupt? → eleminieren

Noch ein Artikel zumThema: Mehr Erfolg und Entlastung mit dem Sofort-Prinzip

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Markus Dörr, Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies

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