Das Sofort-Prinzip – mehr Erfolg und Entlastung findest du mit diesem machtvollen Instrument des Zeitmanagements. Wer mit seiner Zeit sorgsam umgehen will, schreibt To-Do-Listen und entscheidet täglich neu, welche Aufgaben Prioritäten haben werden. Das ist im Prinzip eine gute Strategie, doch wächst so die Aufgabenliste im Laufe der Zeit unaufhörlich und das Gefühl, man hätte tausend Fäden in der Hand und kriege trotz aller Anstrengung nichts geschafft, lastet auf der Seele.

Entscheide dich für das Sofort-Prinzip

Immer wieder verschoben und nicht bearbeitet werden die kleinen, unscheinbaren Dinge. Dafür ist später auch noch Zeit, denken wir. Doch leider wachsen sich diese kleine Dinge, die wir nicht sofort angehen, oft zu großen Problemen aus, die dann nur noch mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kraft und Geld behoben werden können. Bevor du also das nächste Mal denkst, das sollte ich auch mal tun, entscheide, dass jetzt der richtige Zeitpunkt dafür ist.

10 Ideen, wo das Sofort-Prinzip einsetzen kannst

Kleine Dinge sind Aufgaben, die in drei bis zehn Minuten erledigt sind. Lass dich von meiner 20-Punkte-Liste anregen und füge deine persönlichen Mini-Projekte hinzu.

1. Ideen festhalten, die spontan in den Kopf kommen. Denn was an Einfällen nicht aufgeschrieben und festhalten wird, ist schnell wieder weg. Vergiss den Gedanken „das merk ich mir“. Das funktioniert nicht. Du wirst später grübeln, welche Idee das verflixt noch einmal war.
2. Eine handschriftliche Antwortnotiz auf einem Brief schreiben, diesen gleich wieder zurückfaxen statt das Schreiben zur Seite legen, um dann „irgendwann“ einen eigenen Brief aufzusetzen.
3. Ein Schriftstück nicht erst im Ablagekorb deponieren, sondern gleich an den richtigen Platz
   bringen, sodass du später nicht lange danach suchen musst.
4. Einem Menschen, an dem dir viel liegt, eine SMS schicken oder kurz anrufen. Sei es „einfach so“ oder weil du dich für einen gemeinsamen Abend bedanken oder sich verabreden wollen. Du hältst so die Beziehung lebendig.
5. Ein klärendes Gespräch mit einem Kollegen oder Mitarbeiter, weil offensichtlich ein kleines Missverständnis vorliegt, damit sich das Ganze nicht zu einem handfesten Konflikt auswächst. Unstimmigkeiten behindern die Zusammenarbeit und können später nur noch mit eigens anberaumten Teamsitzungen oder gar einer Mediation aus der Welt geschafft werden.
6. Einen Termin in der Werkstatt vereinbaren, weil im Auto ein kleines Klingeln oder Klopfen zu hören ist. Wenn du nicht danach schauen lässt, kann es passieren, dass der Schaden größer wird und du dann vor einem wichtigen Termin eine Panne hast oder nachts auf der Landstraße liegen bleibst.
7. Auf die Bedürfnisse deines Körpers reagieren, seien es Hunger, Durst, Bewegung oder eine Pause. Wer seinen Körper nicht gut versorgt, läuft Gefahr, sich nicht konzentrieren und damit schlecht arbeiten zu können, von Müdigkeit übermannt zu werden und im schlimmsten Fall krank zu werden.
8. Dinge, die du benutzt hast, an ihren angestammten Platz zurückzulegen.
9. Lebensmittel, die zu Ende gehen, kontinuierlich auf einem Einkaufszettel notieren. Das spart Zeit und unnötige Wege, wenn du den Einkauf erledigen willst.
10. Mails nur einmal öffnen und dabei gleich entscheiden: Braucht es eine ausführliche Antwort oder reicht eine Kurzantwort, kannst du die Mail löschen, gleich abspeichern werden und wenn ja, wo?
11. Einen Termin und die Kontaktdaten für das Meeting sofort griffbereit notieren, damit du unterwegs informiert bist und nicht lange rückfragen musst.
12. Adressdaten aktualisieren, sobald du von einer Änderung erfährst.
13. Einen fehlenden Knopf annähen, damit du keinen ganzen Satz neuer Knöpfe kaufen musst, nur weil der Lockere endgültig abgefallen ist
14. Druckertinte, Druckerpapier besorgen, sobald sich der Vorrat zu Ende neigt – solche Dinge fehlen garantiert, wenn du kurz vor Feierabend oder am Wochenende noch etwas Wichtiges fertigzustellen hast.
15. Rechnungen gleich bezahlen, um Mahngebühren zu sparen.
16. Bankbelege gleich abheften und sie nicht irgendwo sammeln, um sie um sie „irgendwann später“ in die entsprechenden Ordner abzulegen.
17. Den Karton mit der Büromaterial-Lieferung gleich am richtigem Platz verstauen und ihn nicht neben dem Büroschrank zwischenlagern.
18. Belege für die Steuer gleich griffbereit in einem eigenen Ordner abheften, damit du sie nicht erst zusammensuchen musst, wenn die Steuererklärung fällig ist.
19. Blumen gießen, um sich an ihnen erfreuen zu können und nicht ständig Geld ausgeben zu müssen für teure Neuanschaffungen.
20. Passwörter regelmäßig ändern und nicht warten, bis du daran erinnert wirst, weil sie geknackt wurden. Vergiss nicht, diese Passwörter in Ihrem Passwortsafe abzulegen.

Es ist eine gute Entscheidung, so zu verfahren, denn du gewinnst eine Menge:

• Unsere To-Do-Liste ist nicht so lang. Wenn wir diese kleinen Aufgaben gleich erledigen, statt sie zu notieren, umfasst unsere To-Do-Liste nur die größeren Projekte.
• Wir behalten einen besseren Überblick über das, was ansteht.
• Das Sofortprinzip verhindert, dass sich die Dinge zu Mammutaufgaben auswachsen, die nur noch mit einem großen Energieaufwand erledigt werden können.
• Wir sparen Geld, weil keine Mahngebühren anfallen und es nicht zu aufwändigen Reparaturen kommt.
• Wir sparen die Zeit, die wir sonst mit Suchen verbringen würden oder mit dem Lösen des Problems, wenn es groß geworden ist.
• Das Gefühl, etwas weggeschafft zu haben, erhöht die Energie.
• Wir können uns in Ruhe an die wichtigen Aufgaben machen, ohne dass wir davon abgelenkt sind, was wir noch erledigen müssen und was wir nicht vergessen dürfen.
• Wir haben das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben, das mindert den Stress und stärkt das Selbstvertrauen.

Wenn du in Zukunft die kleinen Dinge sofort erledigst, gewinnst du Energie und das Gefühl, mehr zu schaffen. Also geh es an…

Was eignet sich heute bei dir für das Sofort-Prinzip?

Passend zum Thema mein Artikel Vier Entlastungsfragen für eine bessere Organisation

Das Sofortprinzip hilft auch, einen großen Arbeitsberg in kleine Portionen aufzuteilen und die dann aber dann auch anzugehen. Dazu mein Coaching-Quickie Wie du Aufgeschobenes doch zu Ende bringen kannst

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