Wie du deine Selbstorganisation verbesserst: Die To-do-Liste gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Selbstorganisation. Wer pflichtbewusst ist, seine Zeit einteilen will und festlegen möchte, welche Aufgaben am nächsten Tag zu erledigen sind, nutzt diese schriftliche Form. Doch statt der erwarteten Erleichterung und einem Gefühl der Zufriedenheit bringt die To-do-Liste häufig Frust.

Das Problem der To-do-Listen

Es zählt zu den angenehmen Begleiterscheinungen der To-do-Liste, dass man erledigte Aufgaben und Projekte mit einem Häkchen versehen kann. Der fahle Nachgeschmack allerdings kommt spätestens dann, wenn man beginnen muss, Unerledigtes auf die Liste des nächsten oder übernächsten Tag zu übertragen. Manche Dinge haben sogar die Eigenschaft, auf diese Weise wochenlang zu überdauern. Du fragst dich, was du eigentlich den ganzen Tag gemacht hast und ob dir möglicherweise einfach die Selbstdisziplin fehlt, um mehr zu schaffen.

Doch es ist kein Wunder, wenn die Zeit nicht reicht. Denn einen Platz auf der To-do-Liste bekommen nur Aufgaben, die es wert sind, notiert zu werden. Oder schreibst du auf, dass du die Blumen gießen, zum Kopierer gehen oder mehrfach eine Telefonnummer wählen musst, weil der gewünschte Anschluss besetzt war?

Besonders Selbständige, die wie ich von zu Hause aus arbeiten, kennen das Problem. Zwischen zwei Gesprächen füllen sie eine Waschmaschine, bringen das Kind in den Kindergarten, sehen die Post durch und bestellen den Klempner. Erst wenn sie zwei Tage vom heimischen Schreibtisch weg und auf Dienstreise waren, stellen sie fest, was in dieser Zeit alles liegen geblieben war. Dinge, die sie normalerweise zwischendurch erledigen.

Trara – es ist geschafft

Ich möchte nicht gegen die To-do-Liste reden, sie hat durchaus ihren Sinn. Doch so lange du dir nicht bewusst machst, was du eigentlich tust, wird diese Liste dein Zeitproblem nicht lösen. Deshalb schlage ich dir vor, eine Trara-Liste anzulegen. Notiere im Lauf des Tages, was du getan hast. Alles. Auch die vermeintlich unwichtigen Dinge. Das geht schnell. Ein Zettel genügt, ein Stichwort und fertig. Diese Liste wächst ständig, ohne Ihnen Druck zu machen. Denn was dort steht, ist erledigt. Am Ende eines Arbeitstages kannst du dir auf die Schulter klopfen. Du hast in der zur Verfügung stehenden Zeit viel erreicht. Alle Achtung, wirst du dann sagen, da hab ich ja doch wieder eine Menge weggeschafft.

Noch mehr Nutzen

Eine solche Trara-Liste ist nicht Selbstzweck, einmal geschrieben und dann weg. Nein, sie wird dir helfen, dir selbst mehr auf die Schliche zu kommen. Wenn du deine Notizen am Abend noch einmal durchgehst, kannst du feststellen, wofür du deine Zeit tatsächlich gegeben hast. War es das, was du wolltest? Du kannst erkennen, ob du dich den Dingen gewidmet hast, die wichtig sind und die dich deinen beruflichen und persönlichen Zielen näher bringen. Vielleicht merkst du aber auch, wie lange du eine wichtige Aufgabe vor sich hergeschoben hast, bevor du daran gegangen bist. Oder mit welchen Dingen du Ablenkung gesucht hast. Oder du stellst fest, welche Aufgaben nicht du, sondern jemand anderer an deiner Stelle hätte auch machen können.

Entscheidungen sind gefragt

Die Auswertung deiner Trara-Liste wird deine Selbstorganisation verbessern, wenn du Konsequenzen daraus ziehst. Das ist nicht von heute auf morgen geschafft, aber es lohnt die Mühe. Fragen, die du dir stellen und auf die du Antworten finden solltest:

• Investiere ich meine Zeit in Dinge, die mir wichtig sind?
• Sollte ich Aufgaben an andere abgeben (delegieren), damit ich mich dem Wesentlichen widmen kann?
• Verhindere ich Erfolgserlebnisse, weil ich mir grundsätzlich zu viel vornehme?
• Schöpfe ich alle Möglichkeiten aus, um meine Arbeit zu erleichtern?
• Was hat mich gehindert, mich einer bestimmten Aufgabe zu widmen?
• Lasse ich mich leicht ablenken?

Übrigens: Bevor du zum x-Mal eine Aufgabe erneut auf deine To-do-Liste schreibst, frage dich, welche Folgen es haben würde, wenn du diese gar nicht erledigen würdest. Immerhin konntest es du dir bis heute leisten, sie links liegen zu lassen. Wenn du zugeben musst, dass dieser Punkt zu recht auf deiner Liste steht, dann erledige ihn am nächsten Tag als erstes. Aufgeschobene Angelegenheiten ziehen eine Menge Energie, die du für wichtigere Dinge brauchen kannst.

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Vier Entlastungsfragen für eine bessere Organisation

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